Lieferkettengesetz: Fragenkatalog zur Berichterstattung veröffentlicht
Ab dem 01.01.2023 gilt für Unternehmen, die unter den Anwendungsbereich des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes (LkSG) fallen, die Pflicht zur Berichterstattung. Um die rechtzeitige und vollständige Umsetzung dieser Pflicht zu erleichtern, hat das BAFA nun einen Fragenkatalog veröffentlicht. Dieser bietet einen ausführlichen Einblick in den behördlich erwarteten Aufbau und Inhalt der Berichterstattung. Wir geben nachfolgend einen kurzen Überblick über die wichtigsten Bestandteile und Mehrwerte dieses Fragenkatalogs.
Bedeutung
Nach § 10 Abs. 2 LkSG haben betroffene Unternehmen jedes Geschäftsjahr einen Bericht über die Erfüllung ihrer Sorgfaltspflichten zu erstellen und der Öffentlichkeit sowie dem BAFA zugänglich zu machen. Das BAFA wird diese Berichte prüfen, § 13 Abs. 1 LkSG. Der Bericht gilt als ein Kernstück des LkSG, da die Unternehmen hierdurch gegenüber der Öffentlichkeit Rechenschaft ablegen, welche Risiken sie identifiziert haben und wie sie ihre Sorgfaltspflichten einhalten. Die Berichtspflicht beginnt am 1. Januar 2023 und die ersten Berichte müssen spätestens vier Monate nach Beendigung des Geschäftsjahrs fertiggestellt sein. Der Fragenkatalog des BAFA dient den Unternehmen dabei als Hilfestellung. Sie können ihre bisherigen Überlegungen zur Berichtspflicht darauf überprüfen, ob die vom BAFA verlangten Informationen vorliegen bzw. noch zu beschaffen sind.
Übersicht
Der veröffentlichte Fragenkatalog soll den Fragebogen widerspiegeln, der auch ab Januar auf der Seite des BAFA in Form eines elektronischen Portals bereitgestellt wird, sodass die betroffenen Unternehmen sich mit dessen Inhalt schon einmal vertraut machen können. Der Fragebogen wird demnach offene sowie Multiple-Choice-Fragen enthalten, durch deren vollständige und wahrheitsgemäße Beantwortung und die Veröffentlichung des damit generierten Berichts die Unternehmen ihrer Berichtspflicht bereits nachkommen.
Darzulegen sind insbesondere, ob und falls ja, welche Risiken oder Sorgfaltspflichtverletzungen das Unternehmen identifiziert hat, welche Maßnahmen es in Bezug auf seine gesetzlichen Pflichten getroffen hat, wie die Wirksamkeit dieser Maßnahmen bewertet wird und welche Schlussfolgerung hieraus für weitere Maßnahmen zu ziehen sind. Darüber hinaus können Unternehmen freiwillige Angaben machen, welche im Katalog aber eindeutig gekennzeichnet sind und in der Regel nicht veröffentlicht werden.
Nichtbeantwortung von Fragen
Das Merkblatt macht deutlich, dass Angaben nur zu machen sind, wenn und soweit es sich dabei nicht um Betriebs- oder Geschäftsgeheimnisse handelt. Andernfalls sind eingeschränkte Angaben möglich. Auch bei einem etwaigen Aussageverweigerungsrecht ist die Abgabe des Berichts trotz fehlender Antworten technisch ermöglicht.
Wird eine Frage mit Nein beantwortet, so steht in der Regel ein Freitextfeld zur Verfügung, um dies näher zu erläutern. Diese (freiwillige) Möglichkeit sollte genutzt werden, da plausible Darlegungen durch das BAFA angemessen berücksichtigt werden.
Inhalt
Der Fragebogen unterteilt sich in mehrere Abschnitte, wonach zunächst Stammdaten zum Unternehmen und dem Bericht abgefragt werden. Im Folgenden ist eine verkürzte oder eine vollständige Berichterstattung möglich, wobei die vollständige notwendig wird, sobald Risiken oder Sorgfaltspflichtverletzungen festgestellt wurden. In der verkürzten Berichterstattung sind lediglich die Risikoanalyse nachvollziehbar darzulegen und Angaben zur Unternehmensstruktur zu machen. Der vollständige Bericht verlangt insbesondere Angaben zur Verankerung des Risikomanagements, einer detaillierten Beschreibung der Risikoanalyse, Darlegung der Präventions- bzw. Abhilfemaßnahmen, dementsprechende Wirksamkeitsprüfungen und Erklärungen zum Angebot eines Beschwerdeverfahrens.
Im Anhang des Fragenkatalogs befindet sich ein Glossar, welches wichtige Begriffe wie z.B. Angemessenheit, Betroffene, Kontrollmaßnahme oder Risikoprofil in Anlehnung an das LkSG oder anderweitige Quellen definiert.
Fazit
Da die Frist zur Berichterstattung mit vier Monaten nach Ablauf des Geschäftsjahres nicht gerade lang bemessen ist, um einen umfassenden Bericht zu erstellen und zu übermitteln, sollten betroffene Unternehmen das Angebot nutzen und sich zusätzlich zu den bisherigen eigenen Überlegungen auch im Detail mit den zu beantwortenden Fragen des BAFA auseinandersetzen. Ein sorgfältiger „Testdurchlauf“ kann Aufschluss darüber geben, welche Informationen noch zusammengestellt werden müssen. Das BAFA gibt an, sich bewusst zu sein, dass insbesondere im ersten Berichtsjahr auf allen Seiten noch Erfahrungen gesammelt werden und vielfältige Konstellationen zu beachten sind. Daher soll an vielen Stellen die Möglichkeit bestehen, in Freitextfelder den jeweiligen Sachverhalt darzulegen, um auch noch im Prozess befindliche, komplexe und unternehmensspezifische Strukturen hinreichend zu würdigen.
Den Fragenkatalog finden sie hier.
BLOMSTEIN wird die weiteren Entwicklungen zum LkSG genau beobachten und darüber informieren. Wenn Sie Fragen zu den potenziellen Auswirkungen auf Ihr Unternehmen oder Ihre Branche haben, stehen Ihnen Dr. Florian Wolf und Dr. Anna Huttenlauch jederzeit gern zur Verfügung.